< Back

Aspecte importante privind administrarea societății

Administratorul societății răspunde de conducerea și organizarea evidenței financiar – contabile.
Dacă cifra de afaceri este mai mare de 400.000 lei → capital capitalul social trebuie sa fie de minim 5.000 lei.
Persoanele juridice trebuie să dețină cel puțin un cont deschis la bănci din România sau la Trezorerie pe toată durata activității (cu max. 60 zile de la înființare pentru firme noi).
Toți comercianții înregistrați la Registrul Comerțului trebuie să accepte plăți prin mijloace moderne de plată (aplicații, POS etc.).
Toti agentii economici care comercializează bunuri cu amanuntul sau care prestează servicii direct către populație sunt obligati să dețină case de marcat și să emită bonuri fiscale.
Asociații nu pot ridica din firma sume reprezentând dividende in avans (fara aprobarea situațiilor financiare intermediare) = caz penal !!!
Este interzisa creditarea de către societate a administratorilor acesteia, precum si acordarea de împrumuturi asociaților.
Daca se constată pierderi sau un profit cumulat mai mic de 50% din capitalul social, apare obligația reconstituirii activului net până la finalul anului următor constatării. Activul net reprezintă diferența dintre totalul activelor unei firme și totalul datoriilor sale și este echivalent cu capitalurile proprii din bilanț. Simplu spus, arată ce rămâne acționarilor sau asociaților după ce se plătesc toate datoriile, adică dacă firma înregistrează profit sau pierdere. Legea obligă ca acesta sa reprezinte minimum 50% din valoarea capitalului social.
Societățile cu activ net < 50% din capital nu pot restitui împrumuturi acordate de actionari / afiliați.
Dacă există datorii către acționari (împrumuturi/finanțări) și activul net este mai mic de 50% din capitalul social si nu se reface în 2 ani → apare obligația de conversie a creanțelor acționarilor în capital social.
Societățile care distribuie dividende interimare nu pot acorda împrumuturi (avansuri) acționarilor / asociaților sau altor afiliați până la regularizarea dividendelor (depunerea bilantului definitiv, de sfarsit de an).
Este obligatorie pastrarea documentelor financiar –contabile precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii în contabilitate conform prevederilor legale (vezi procedura de pastrare a documentelor)
Contractele incheiate cu nerezidenti persoane fizice sau juridice (persoane care nu au sediul social sau domiciliul in Romania) trebuie inregistrate la ANAF in termen de 15 zile de la semnare.
Ținerea de evidențe duble (înscrisuri sau date stocate în format electronic) este strict interzisă, fiind considerată evaziune fiscală.
Orice operatiune economico-financiară efectuată de societate se consemnează în momentul efectuarii ei într-un document care stă la baza înregistrarilor în contabilitate. Documentele justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitate angajează raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat, aprobat si înregistrat.
Este interzisă acordarea unor facilităţi de preţ clienţilor, persoane juridice, care efectuează plata în numerar !!!
Fiecare societate comercială trebuie sa elaboreze un Manual de politici contabile proprii, care trebuie aprobat de catre administrator, precum si proceduri de aplicare a acestuia. ( conform OMFP 1802/2014)
Conform art. 74 din Legea societatilor 31/1990, reprublicată în orice factura, comanda (contract), tarif, prospect si alte documente întrebuintate în comerț, emanand de la o societate, trebuie să se menționeze urmatoarele informații: denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului , codul unic de înregistrare și capitalul social.
In Romania persoanele care produc sau importa produse energetice, alcool etilic, tutun și lichidele cu conținut de nicotină datoreaza accize !!!
Conform HG791/2010 si codului fiscal, ANAF poate reconsidera natura tranzactiilor ( ex: în situația în care există facturi de avans marfă, pentru care nu se poate dovedi realitatea operațiunii, adică ulterior nu s-a realizat achiziția de mărfuri, organele de control pot reconsidera aceste tranzacții drept împrumuturi între firme.)
In situatia in care o societate comerciala achizitionează bunuri de la o persoana fizică ( pe baza unui borderou de achizitie) trebuie sa îi retină impozit dacă persoana fizica nu declară că respectivele bunuri provin din patrimoniul personal. Acest impozit trebuie declarat si virat la bugetul de stat. (ex: achiziția de fier vechi de la persoane fizice)
Nu sunt acceptate „iertări de datorie” pe motiv de neîncasare - nu este permisă stornarea facturii din acest motiv !
Societatea se înființează pentru a obține profit. O societate nu poate presta sau face livrari cu titlul gratuit sau în pierdere ! De aici rezultă și raționamentul de încadrare a cheltuielilor efectuate de societate, astfel: daca sunt în scopul obținerii de profit ⇒ cheltuieli deductibile fiscal, daca nu concură la obtinerea de profit ⇒ cheltuieli nedeductibile fiscal.
Toate bunurile respectiv serviciile achiziționate sau închiriate de catre societate trebuie folosite de către societate în interesul afacerii, respectiv în scopul obținerii de profit, în caz contrar fiscul poate considera că acestea au fost folosite de către asociați sau salariați, impozitate la acestia sau după caz asimilate salariilor și considerate cheltuieli nedeductibile ale societății, respectiv nu se va acorda drept de deducere pentru TVA-ul aferent.
O societate nu poate distribui profitul la dividende până nu sunt amortizate cheltuielile de constituire, nu se constituie rezerva legala sau până nu este acoperită pierderea înregistrată în anii anteriori.
Daca încasam în contul bancar o sumă care nu ne aparține (sumă necuvenită ): sa solicitam plătitorului să facă cerere către banca lui -în swif. Dacă facem noi OP să îi dam banii înapoi ⇒ putem intra in mecanismul de spălare de bani !
Societatea de contabilitate va recomandă verificarea periodică a principalilor parteneri de afaceri pe site-ul Ministerului de Finante, pentru a nu avea surprize neplacute privind derularea contractelor comerciale cu acestia. (ex: parteneri care au anulat codul de TVA, declarati inctivi, aflati in faliment, etc.)
Deținerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fără sa fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.