Obligația declarării datelor în sistemul RO e-Transport și obținerea codului unic UIT revine unor categorii diferite de operatori economici, în funcție de natura operațiunii comerciale și de tipul transportului (național sau internațional).

Transmiterea codului UIT: Utilizatorii care declară transportul sunt obligați să pună codul UIT la dispoziția operatorului de transport (transportatorul efectiv), direct sau prin intermediul organizatorului transportului, cel târziu la punerea în mișcare a vehiculului sau la prezentarea în punctul de frontieră.

• Actualizarea datelor: Dacă pe parcursul transportului se schimbă vehiculul, organizatorul sau transportatorul are obligația de a actualiza numărul de înmatriculare în sistem înainte de repunerea în mișcare.
• Valabilitate: Codul UIT trebuie generat cu maximum 3 zile înainte de începerea transportului și are o valabilitate de 5 zile calendaristice (sau 15 zile în cazul achizițiilor intracomunitare și a unor operațiuni de tranzit/nontransfer).

Pentru transporturile internaționale de bunuri

În cazul transporturilor internaționale (import, export, achiziții sau livrări intracomunitare), obligația de raportare și obținere a codului UIT apare pentru toate categoriile de bunuri (nu doar cele cu risc fiscal), facă sunt depășite pragurile de masă (2,5 tone pentru vehicul) și de încărcătură (peste 500 kg sau peste 10.000 lei per partidă de bunuri). Aceasta revine următoarelor entități:

• Beneficiarului din România: pentru achizițiile intracomunitare de bunuri,
• Furnizorului din România: în cazul livrărilor intracomunitare de bunuri,
• Destinatarului înscris în declarația vamală: pentru operațiunile de import,
• Expeditorului înscris în declarația vamală: pentru operațiunile de export,
• Depozitarului: pentru bunurile aflate în tranzit care fac obiectul unor tranzacții intracomunitare, atât pentru cele descărcate în România spre depozitare/regrupare, cât și pentru cele încărcate ulterior,
• Prestatorului sau beneficiarului din România: în cazul operațiunilor de tip nontransfer (de exemplu, prelucrarea bunurilor în regim de lohn),
• Clientului sau furnizorului din România: pentru operațiunile ce se subscriu regimului de stocuri la dispoziția clientului.

Pentru transporturile pe teritoriul național

În cazul tranzacțiilor interne, obligația de raportare și obținere a codului UIT se aplică doar pentru bunurile cu risc fiscal ridicat (BRFR) și numai dacă vehiculul are o masă minimă de 2,5 tone, iar marfa depășește 500 kg sau valoarea de 10.000 lei per partidă de bunuri.

Aceasta revine:

• Furnizorului din România: pentru bunurile livrate în cadrul tranzacțiilor interne.
• Operatorului economic: pentru bunurile cu risc fiscal ridicat pe care le deține și le transportă între propriile locații (loc de încărcare și descărcare situate pe teritoriul național).

Categoriile de bunuri cu risc fiscal ridicat sunt acele mărfuri care, datorită valorii lor sau a vulnerabilității crescute la evaziune fiscală. Acestea sunt stabilite prin ordin al președintelui ANAF, pot suferi modificari și sunt identificate pe baza codurilor din Nomenclatorul Combinat (NC):

• Legume, plante, rădăcini și tuberculi alimentari, care se încadrează la codurile NC de la 0701 la 0714 inclusiv.
• Fructe comestibile, coji de citrice sau de pepeni (codurile NC de la 0801 la 0814 inclusiv).
• Băuturi, lichide alcoolice și oțet (codurile NC de la 2201 la 2208 inclusiv).
• Sare, sulf, pământuri și pietre, ipsos, var și ciment, limitat la codurile NC 2505 și 2517.
• Fontă, fier și oțel, specific pentru codurile NC 7213 și 7214.
• Îmbrăcăminte și accesorii de îmbrăcăminte, tricotate sau croșetate (codurile NC de la 6101 la 6117 inclusiv).
• Îmbrăcăminte și accesorii de îmbrăcăminte, altele decât cele tricotate sau croșetate (codurile NC 6201–6212 și 6214–6217).
• Încălțăminte, ghetre și articole similare (codurile NC de la 6401 la 6405 inclusiv)

Partida de bunuri -reguli :

Este important de reținut că pragurile de 500 kg și 10.000 lei se aplică pentru fiecare partidă de bunuri în parte. Dacă un vehicul de peste 2,5 tone transportă mai multe loturi de marfă de la furnizori diferiți, fiecare lot care depășește individual oricare dintre cele două limite (greutate sau valoare) trebuie să aibă propriul cod UIT.

Sunt exceptate , indiferent dacă depășesc pragurile de 2,5 tone, 500 kg sau 10.000 lei:

• Servicii poștale: Coletele poștale care au o greutate maximă de 31,5 kg sunt exceptate conform legislației specifice,.
• Misiuni oficiale: Transporturile destinate misiunilor diplomatice, forțelor NATO, Uniunii Europene sau cele efectuate în baza unor contracte clasificate sunt total exceptate,.
• Produse accizabile: Bunurile care circulă deja prin sistemul EMCS (e-DA sau e-DAS) nu trebuie raportate din nou în RO e-Transport,.
• Achiziții personale (Cash and Carry): Transporturile efectuate personal de cumpărători în sistem cash and carry, unde aceștia își transportă singuri bunurile, sunt excluse.
• Sectorul agricol: Produsele agricole transportate de producători persoane fizice pe baza carnetului de comercializare (de la locul de deținere la piață) sau produsele vegetale transportate de la punctele de recoltare la depozite proprii (în anumite condiții de distanță) nu fac obiectul declarării,.