Scopul procedurii

Stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a creanţelor şi veniturilor, încasarea creanţelor, scoaterea din evidenţă a creanţelor prescrise, evaluarea creanţelor;

Domeniul

Procedura se aplică la emiterea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative prin care se constituie creanţe.

Reglementări aplicabile

• Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 1802/2014 cu modificările şi completările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 2634/2015, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Înregistrarea creanţelor către clienţi sau alti debitori se realizează pe baza următoarelor documente justificative:

• Contract,
• Factură,
• Aviz de însotire a mărfurilor,
• Bon fiscal

Încasarea creanţelor : Chitanţa , Ordinul de plată, Cec-ul, Biletul la ordin

Compensarea datoriilor şi creanţelor:- procesul verbal de compensare

• Prescrierea creanţelor: Decizia administratorului

Cesiunea de creanţe : contractul de cesiune de creanţe

Înregistrarea în contabilitate

Creanţele sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat.

Recuperarea creantelor

• Societatea trebuie sa țină evidențe clare, care să permită identificarea corectă a creanțelor.
• Trebuie făcută o verificare periodică a creanțelor, cel puțin o dată pe an și notificarea debitorilor. Notificările vor fi transmise către debitori prin poștă, curier rapid, fax, e-mail. De asemenea trebuie inițiate convorbiri telefonice și întâlniri în vederea obținerii acordului debitorului pentru efectuarea plății sumelor restante de bani sau eventualele reeșalonări la plată.
• În cazul în care se constata că șansele de a recupera creanțele sunt reduse, se decide introducerea unei acțiuni în instanță împotriva debitorului sau, după caz, inițierea procedurilor de insolvență sau intervenția în calitate de creditor în procedurile de insolvență deja inițiate.
• În cazul în care debitorul, nici în urma negocierii amiabile, nici în stadiul procesului juridic, nu își respectă obligațiile de plată se recurge la executarea silită. Procedurile de executare silită pot fi inițiate în baza unei hotărâri judecătorești sau a unui alt înscris ce constituie titlu executoriu.

Persoane responsabile:

Administratorul sau salariații societății, după caz, sunt responsabili de întocmirea documentelor justificative privind operaţiile cu creanţe, verificarea scadenţelor creanţelor, urmarirea clientiilor pe site-urile Ministerului de Finanțe și Registrului Comerțului.

Administratorul societații verifică și aprobă documentele justificative, care trebuie să îndeplinescă condiţiile de formă şi fond.

Administratorul societății aplică prezenta procedură de recuperare a creanțelor. Atentie !!! - Nerespectarea acestor proceduri poate atrage răspunderea solidară a a administratorului pentru management defectuos, în situația în care se va dovedi că acesta nu a depus toate eforturile pentru recuperarea creanțelor.

Societatea de contabilitate este responsabilă de operarea documentelor justificative; contabilizarea operaţiunilor privind înregistrarea creanţelor și propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Alte dispozitii

Recomandam păstrarea corespondenței comerciale și urmarirea partenerilor de afaceri  pe site-urile Ministerului de Finanțe si Registrului Comerțului sau cu ajutorul altor surse de informații.

Prin decizie interna a administratorului societății se stabilește perioada de timp în care se face verificarea gradului de recuperare a creanțelor precum si demersurile ce se întreprind pentru recuperarea acestora.