• Scopul procedurii este stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, înregistrarea, arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor.
• Domeniul :Procedura se aplică la emiterea, arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor
• Reglementări aplicabile:

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1802/2014 cu modificarile si completarile ulterioare

Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2634/2015, cu completarile ulterioare

• Descrierea procedurii:
• Emiterea documentelor justificative:

            Documentele întocmite trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
• alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Pe toate documentele emise se menționează şi forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social. (daca societatea are o pagina de internet proprie aceste mentiuni trebuie sa fie precizate si acolo).

Documentele justificative se emit în limba română.

          Elemente obligatorii

a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA,ale reprezentantului fiscal;

f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal;

h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularitățile prevăzute în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, prețul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;

j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;

k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea «autofactură»;

l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

m) în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea «taxare inversă»;

n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agențiile de turism, menţiunea «regimul marjei - agenții de turism»;

o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție şi antichităţi, una dintre mențiunile «regimul marjei - bunuri second-hand», «regimul marjei - opere de artă» sau «regimul marjei - obiecte de colecție şi antichităţi», după caz;

p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea «TVA la încasare»;

r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune.

Bonurile fiscale a caror valoare este de cel mult 100 euro, inclusiv TVA, la cursul din data exigibilităţii TVA pot constitui documente justificative de inregistrare in contabilitate daca au înscris in cuprinsul lor, cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal, codul de înregistrate în scopuri de TVA al beneficiarului (facturi simplificate) sau dacă se face dovada intrarii în gestiune a respectivelor bunuri sau dacă sunt însoțite de decont de cheltuieli, ordin de deplasare.

e-Factura:

Incepand cu 1 ianuarie 2026, fFacturile emise trebuie trasmise în sistemul RO e-Factura prin Spațiul Privat Virtual (SPV) în maximum 5 zile lucratoare de la data emiterii, anterior termenul era de 5 zile calendaristice. Facturile se generează în format XML, semnat electronic cu certificat calificat, și se încarcă direct în SPV sau prin softuri compatibile. Excepțiile includ facturile către nerezidenți, bonurile fiscale și proformele.

Netransmiterea sau transmiterea tardivă a facturilor atrage amenzi între 1.000-10.000 lei, în funcție de categoria contribuabilului (mari: 5.000-10.000 lei, mijlocii: 2.500-5.000 lei, mici/PFA: 1.000-2.500 lei), plus 15% din valoarea facturii dacă aceasta se înregistrează în contabilitate fără validare în e-Factura. Sancțiunile se aplică per abatere începând cu iulie 2024 pentru B2B/B2G și iulie 2025 pentru B2C.

Corectarea erorilor

Corecțiile se realizează exclusiv prin emiterea unei facturi de stornare (cu valori negative) care anulează factura inițială, urmată de o factură nouă cu date corecte, transmisă în SPV. Modificarea directă a facturii transmise nu este permisă, iar duplicarea facturilor prin reîncărcare creează erori în evidența ANAF.

• Anularea documentelor justificative

In cazul formularelor / facturilor anulate trebuie păstrate toate exemplarele care au fost emise, barate purtand mentiunea "anulat". Se pot anula doar documentele care nu au părăsit societatea ! In alte situatii se va emite factura de stornare.

• Numerotarea documentelor justificative

Societatea asigură un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, pentru următoarele documente justificative emise: facturi, avize de însoţire a mărfurilor, chitanţe etc.

Administratorii desemnează prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

Fiecarui formular i se va atribui de către societate o serie și un număr de ordine, ce trebuie să fie secvenţial. (anexa 1 )

La începutul fiecărui an persoana desemnată propune seriile şi numerele ce urmează a fi alocate fiecărui tip de document justificativ utilizat de societate. (anexa 2 si 3 )

• Inregistrarea și centralizarea documentelor justificative

In aplicarea prevederilor punctelor 10 și 11 din anexa 1 a OMFP 2634/2015, administratorul societății de contabilitate cu care societatea are încheiat contract de prestări servicii contabile dispune și aprobă efectuarea operațiunilor ce privesc prelucrarea și centralizarea operațiunilor economice consemnate în documentele justficative prezentate spre prelucrare, cu respectarea prevederilor contractuale. De asemeea persoana care inițiază prelucrarea și centralizarea acestor poerațiuni este desemnată de conducerea societății de contabilitate prin decizii interne.

• Arhivarea documentelor
• Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996
• Ordinul nr. 2634/2015
• Legea nr. 135/2007
• Duratele de păstrare a documentelor justificative:

-Începând cu anul 2023 statele de salarii se păstrează timp de 5 ani, înainte se păstrau timp de 50 ani, la fel ca și bilanțurile contabile. Statele mai vechi (pentru care nu au fost depuse declarații D112) se păstrează timp de 50 de ani.

- Începând cu anul 2023 Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor juridice timp de 5 ani (calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite).

-Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare / amortizare a bunurilor.

- Situațiile financiare anuale (bilanțurile) mai vechi de 2023 se păstrează 50 de ani, iar începand cu situațiille financiare ale anului 2023 durata de păstrare scade la 10 ani.

- Dosarele de personal 75 ani (Legea 16/1996).

- Contracte comerciale 10 ani.

- Documente juridice (înființare firmă): 75 ani sau permanent; hotărâri judecătorești: 50 ani.

-Rola jurnal de la casa de marcat se pastreaza in arhiva operatorilor economici timp de 2 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia a fost intocmit. Raportul de inchidere sau raportul Z al casei de marcat, asa cum este mai cunoscut in practica trebuie arhivat pe o perioada de 5 ani. Memoria fiscală se conserva pe o perioadă de 5 ani.

• Reconstituirea documentelor

Administratorul are obligatia de a asigura reconstituirea documentelor pierdute, lipsa sau distruse in termen de 30 de zile de la data constatarii , respectiv in termen de 90 de zile de la data constatarii in situatie de forta majora.

• Persoane responsabile:

Emiterea documentelor justificative se efectuează de către administratorul sau salariații societații, conform prezentelor proceduri.

Administratorul sau persoana desemnată de acesta analizează, verifică si aprobă documentele justificative, care trebuie să îndeplineascăcondițiile de formă și fond ,  asumându-și responsabilitatea pentru realitatea și legalitatea operațiunilor evidențiate în acestea.

Administratorul sau persoana desemnată de acesta hotaraște trimiterea către societatea de contabilitate a tuturor documentelor justificative si transmiterea tuturor informatiilor necesare unei corecte înregistrari a acestora în evidențele contabile, până la data de 5 a lunii urmatoare.

Administratorul urmarește respectarea prezentelor proceduri și propune eventuale modificări.

Societatea de contabilitate primeste spre înregistrare documentele justificative.

Societatea de contabilitate, prin salariatul desemnat, înregistrează în evidențele contabile operațiunile cuprinse în documentele prezentate, cu respectarea prevederilor legale. In situatia in care documentele prezentate spre prelucrare se refera la tranzactii care nu sunt efectuate in scopul activitatii economice desfasurate de societate, administratorul este obligat sa instiinteze in scris societatea de contabilitate asupra acestor aspecte la momentul predarii documentelor spre prelucrare.

Având în vedere obligațiile legale care prevăd că documentele contabile trebuie însoțite de documente suport ( contracte, bonuri de consum, situatii de lucrări, foi de parcurs) pentru a justifica deducerea cheltuielilor si a taxei pe valoarea adaugata, în sitituația în care acestea nu vor fi prezentate împreună cu actele contabile, societatea de contabilitate va înregistra respectivele documente ca deductibile fiscal, pe răspunderea beneficiarului, considerandu-se ca acestea exista la sediul societatii, cu excepția cazului în care administratorul societatii menționează în scris ca acestea să fie înregistrate ca nedeductibile fiscal, neexistand documente suport care sa sustina realitatea, necesitatea efectuarii respectivelor operatiuni.

Societatea de contabilitate pune la dispozitia reprezentanților societatii    toate documentele care i-au fost predate spre prelucrare și situațiile pe care le-a întocmit conform contractului încheiat începând cu ziua imediat urmatoare celei considerate data limită de depunere a declarațiilor fiscale, respectiv a situatiilor financiare .

Societatea se contabilitate propune modificari ale procedurilor în funcție de modificările legislative în domeniu.

Primirea dosarelor în arhivă şi înscrierea acestora în Registrul de evidenţă al arhivei se va executa de către angajaţii societatii, desemnaţi prin decizie de catre administratorul societatii.