Scopul procedurii  este:

Stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a datoriilor și stingerea datoriilor scoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia bunurilor și/sau serviciilor, înregistrarea, evaluarea datoriilor faţă de furnizori.

Reglementări aplicabile

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 1802/2014 cu modificările şi completările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 2634/2015, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Înregistrarea datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizează pe baza umătoarelor documente justificative:

• Contract,
• Factură,
• Bon fiscal,
• Borderou de achiziţie

Înregistrarea scoaterii din evidenţă a datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizeaza pe baza următoarelor documente justificative:

• Plata datoriilor: Chitanţa , bon fiscal, Ordinul de plată, Cambia, CEC- ul, biletul la ordin
• Prescrierea datoriilor : Decizia administratorului

Scoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise se poate face în urma inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, după efectuarea tuturor demersurilor legale pentru decontarea acestora și notificarea partenerului privind scoaterea din evidență. Pe baza propunerilor comisiei de inventariere administratorul, cu avizul conducatorului compartimentului juridic poate decide scaderea din evidenţă a datoriilor prescrise.

Datoriile în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute

Datoriile în valută se înregistrează iniţial atât în valută cât şi în lei la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii. BNR comunică în fiecare zi la ora 13.00,cursul care este valabil în ziua urmatoare ! Asadar, cursul din 30 decembrie este valabil pentru 31 decembrie, în timp ce cursul valutar din 31 decembrie este valabil pentru 1 ianuarie. Pentru recepția mărfii ( încarcarea gestiunii ) se foloseste cursul valabil pentru data recepției, iar pentru stabilirea bazei impozabile aferente TVA se foloseste cursul valabil pentru data facturii. ( aceste informații sunt valabile în situația întocmirii de NIR-uri pentru mărfuri achizitionate din afara Romaniei)

Înregistrarea în contabilitate

Datoriile sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit

Persoane responsabile:

Administratorul sau salariații societații, după caz sunt responsabili de întocmirea documentelor justificative privind înregistrarea, evaluarea si stingerea datoriilor și de respectarea prezentei proceduri;

Administratorul societații verifică și aprobă documentele justificative, care trebuie să îndeplinescă condiţiile de formă şi fond.

Societatea de contabilitate cu care există încheiat contract de prestări servicii contabile este responsabilă de operarea documentelor justificative; contabilizarea operaţiunilor privind înregistrarea datoriilor, evaluarea, stingerea și propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.