Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este stabilirea regulilor pentru întocmirea statelor de salarii, documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate a salariilor şi a plăţilor efectuate către buget evidenta salariatilor.

Domeniul –Procedura se aplică la înregistrarea drepturilor salariale ale personalului

Reglementări aplicabile

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şicompletările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 1802/2014 cu modificările şi completările ulterioare;
• O.M.F.P. nr. 2634/2015, cu completările ulterioare;
• Legea nr. 227/2015, privind Codul fiscal cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea nr. 53/2003, privind Codul muncii cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Orice contract nou sau modificare salarială trebuie transmisă firmei de contabilitate cu 24 de ore inainte de intrarea în vigoare !!! Intenția de a angaja primul salariat trebuie comunicată cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte, deoarece presupune crearea și aprobarea unui cont pe platforma REGES ONLINE.

Documentele justificative

• Contractul individual de muncă,
• Decizii privind acordarea unor prime,
• Declaratii pe propria raspundere a salariatilor privind persoanele aflate în întretinere,
• Decizii ale conducerii societăţii privind acordarea unor avantaje în natură şi în bani,
• Decizie privind acordarea tichetelor de masă,
• Certificate de concedii medicale,
• Foaia colectiva de prezenta (pontaj),
• Statul de salarii - Se întocmeşte de catre societatea de contabilitate, dacă prin contract se prevede acest lucru, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv (pontaj), a documentelor de centralizare a salariilor individuale , a evidenţei şi a documentelor. privind reţinerile legale, a deciziilor comunicate, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale.

Atenţie! Termenul de arhivare al statelor de salarii este de 5 ani (incepand cu anul 2023)

Obligații când avem salariați:

• Obținerea unu cod fiscal special pentru impozitul pe venituri din salarii, pentru fiecare punct de lucru situat în altă unitate administrativ teritorială (UAT), decât cea pe raza căruia este sediul social și la care există cel puțin un salariat.
• Redactarea si afisarea Regulamentului de ordine interioara;
• Afisarea programului de lucru si a pauzelor.
• Instruirea personalului privind protectia muncii prin contract cu un inspector de protectia muncii si PSI, abilitat.
• Indeplinirea obligatiilor de medicina muncii prin contract cu persoane abilitate.
• Inregistrarea contractelor de munca si a oricaror modificari cu 24 ore înainte începerii activității , respectiv modificării sau încetării.
• Intocmirea fiselor de post ale salariatilor; stabilirea criteriilor de evaluare a salariatilor și evaluarea periodică a salariaților.
• Intocmirea dosarului de personal

Dosarul de personal – cuprinde:

1. Regulamentul de ordine interioara
2. Certificat PRAM
3. Contract protectia muncii
4. Contract PSI
5. Contract medicina muncii
6. Dosare salariați , care cuprind:

• Contract individual de munca
• Acte aditionale la contractul individual de munca
• Adeverinta medicala din care rezulta ca salariatul este apt de munca
• Copii dupa: Cartea de identitate, diplome studii si calificare, certificat casatorie, certificat nastere copil.
• Declaratia sotului / sotiei privind luarea in ingrijire a copilului
• Fisa postului
• Fisa aptitudini medicina muncii
• Fisa aptitudini protectia muncii
• Fisa aptitudini PSI

Conform HG 295/2025, concediile medicale trebuie înregistrate în  noua platformă  REGES Online,  în termen de 3 zile lucratoare de la data la care societatea a intrat în posesia lor.

Pentru a respecta acest termen, vă propunem următoarea procedură:

• Vă recomandăm să informați în scris toți salariații că au obligația să aducă concediul medical imediat ce îl primesc, dar nu mai târziu de data  celei în care a fost emis.

  de 5 a lunii următoare

• Imediat ce primiți concediul medical de la salariat:

1. Înregistrați documentul în registrul de intrări-ieșiri al firmei.
2. URGENT trimiteți la contabilitate pe email o fotografie clară a concediului medical, împreună cu numărul și data înregistrării din registru. Astfel vom putea face înregistrarea rapidă în REGES Online, conform cerințelor legale.
3. Atenție! Trimiterea fotografiei nu înlocuiește obligația legală de a ne preda originalul concediului medical. Angajatorul rămâne responsabil pentru eventualele consecințe ale nepredării acestuia (de ex. respingerea concediului la decontare).

Inregistrarile in contabilitate

Inregistrarea in contabilitate a statelor de salarii si a platilor salariale si a contributiilor salariale se face conform reglementarilor legale in vigoare.

• Persoane responsabile:

Pentru întocmirea și înregistrarea în contabilitate a ștatelor de salarii (conform pontajului furnizat) , înregistrarea plaților salariale și a contribuțiilor salariale este responsabilă societatea de contabilitate, dacă prin contract se prevede acest lucru.

Pentru întocmirea și predarea către societatea de contabilitate a pontajului și a celorlalte situații necesare întocmirii corecte a ștatului de salarii sunt responsabili administratorul sau persoana desemnată de acesta.