Scopul procedurii:

Scopul acestei proceduri este: stabilirea regulilor privind documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate şi în gestiune a miscarilor de bunuri de natura stocurilor;

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, utilizarea (consumul), vânzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor de natura stocurilor.

Reglementări aplicabile

Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

O.M.F.P. nr. 1802/2014 cu modificările şi completările ulterioare;

O.M.F.P. nr. 2634/2015, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Recepţia şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor se realizează pe baza următoarelor documente justificative:

• Factură (+dovada transportului în cazul achizițiilor intracomunitare),
• Bonul fiscal , Aviz de însoţire,
• Nota de recepţie şi constatare diferenţe (NIR),  Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, NIR-ul se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie,
• Borderoul de achizitie pentru stocurile procurate de la persoane fizice. Se întocmeşte în două exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de pe piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.
• Bonul de transfer pentru stocurile intrate din altă gestiune,

Scaderea din gestiune a stocurilor se realizează pe baza următoarelor documente justificative:

• Proces Verbal de dare în folosință ( în cazul obiectelor de inventar),
• Bonul de consum ( + nota explicativă în situația consumului propriu,+ raport producție în situația producției),
• Proces-verbal de casare,
• Procesul-verbal de inventariere (lipsă gestiune) ,
• Bon de predare-transfer, restituire,
• Factura de vânzare,
• Aviz de însoţire a mărfurilor,
• Dispoziţia de livrare,
• Foaie de parcurs pentru justificarea consumului de carburant

Evidenta stocurilor din gestiune se face pe baza urmatoarelor documente justificative, care se intocmesc de gestionar:

• Fişa de magazie (cod 14-3-8) – se foloseste atunci cand se aplica metoda cantitativ valorica de evidenta a stocurilor.

1. Serveste ca:

- document de evidență, la locul de depozitare, a intrarilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale;

- sursă de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

2. Se intocmeste într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, și se completeaza de gestionar sau de persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.

Inregistrarile în fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată, dar în mod obligatoriu zilnic.

• Raport de gestiune – se folosește atunci când se aplică metoda global valorică de evidență a stocurilor (magazine, baruri, restaurante , etc)

1. Servește ca:

- document de evidență, la locul de depozitare, a intrarilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale;

- sursă de informații pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

2. Se intocmește într-un exemplar astfel: se preia stocul existent în ziua anterioară la care se adaugă NIR-urile din ziua respectivăși se scad Rapoartele Z ale casei de marcat, obținandu-se stocul zilei. Se completează de gestionar sau de persoana desemnată.

• Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă,
• Registrul stocurilor

Inregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative primite spre operare.

Orice modificare a prețului de vânzare (majorări sau reduceri) se face pe baza unui inventar și este consemnată într-o decizie de modificare a prețului de vînzare aprobată de conducătorului societății sau de o persoană desemnată de acesta.

Utilizarea de programe informatice de gestiune

Societatea de contabilitate recomandă pentru evidența stocurilor utilizarea de programe informatice .

• Persoane responsabile:

Intocmirea documentelor justificative prin care se evidentiaza intrarile, iesirile si stocurile de marfuri se face de către personalul sau administratorul societații, după caz.

Prevederile privind înregistrarea în gestiune astocurilor se aplică de către personalul societații, respectiv de către gestionari.

Administratorul societatii sau persoana desemnată verifică documentele aferente intrărilor/ieşirilor de stocuri, care îndeplinesc condiţiile de formă şi fond și urmarește respectarea prezentei proceduri;

Societea de contabilitate primește spre operare documentele justificative și contabilizează operaţiunile privind intrările/ieşirile de stocuri.