Ce cheltuieli pot face pe firmă?

Pe scurt: O cheltuială nu devine automat deductibilă doar pentru că factura este emisă pe firmă. Trebuie să analizăm scopul economic, legătura cu activitatea, documentele justificative și regulile fiscale specifice acelei cheltuieli.

„Pot să iau asta pe firmă?” - Este probabil una dintre cele mai frecvente întrebări adresate unui contabil. Si răspunsul diferă, în fucție de ce achiziționăm: Laptop? Da, dacă este pentru activitate.

Telefon? De regulă, da, dacă este utilizat în activitatea firmei.

Combustibil? Depinde.

Restaurant? Depinde.

Televizor? Tot depinde.

Important este să înțelegem ce înseamnă acel „depinde”.

Factura pe firmă nu este suficientă

Faptul că ai cerut CUI-ul pe factură nu transformă automat cumpărătura într-o cheltuială deductibilă. Trebuie justificată legătura dintre această achiziție și activitatea firmei.

Un laptop pentru o firmă de consultanță este ușor de explicat.

Un televizor poate fi perfect justificat într-un restaurant, într-o sală de conferințe sau într-un spațiu de prezentare. Același televizor instalat în dormitorul administratorului este mai greu de justificat ca achiziție efectuată în scopul activității economice.

Pot cumpăra telefon și laptop pe firmă?

Dacă sunt necesare activității, în principiu da.

Trebuie însă păstrate documentele justificative, iar tratamentul contabil și fiscal depinde inclusiv de natura și valoarea bunului.

Pot plăti mașina și combustibilul pe firmă?

Da, însă autoturismele au reguli fiscale speciale.

Pentru anumite vehicule care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, Codul fiscal prevede limitări de 50% a cheltuielilor generate și a dreptului de deducere a TVA, existând și excepții.

De aceea, înainte de a cumpăra o mașină „pe firmă”, discută cu contabilul despre:

• cine o va utiliza;

• în ce scop;

• dacă există și utilizare personală;

• implicațiile privind TVA;

• deductibilitatea cheltuielilor;

• amortizarea.

Pot plăti restaurantul pe firmă?

Uneori da, dar factura de restaurant nu este suficientă pentru a stabili tratamentul fiscal.

Poate fi vorba despre protocol, o deplasare sau o altă situație legată de activitate.

„Am ieșit cu familia la cină și am cerut factura pe firmă” nu transformă însă masa personală într-o cheltuială a afacerii.

Pot plăti vacanța pe firmă?

O deplasare efectuată în interesul firmei poate genera cheltuieli ale societății, dacă sunt îndeplinite condițiile aplicabile și există documentele necesare.

O vacanță personală nu devine deplasare profesională doar pentru că biletele și hotelul au fost plătite cu cardul firmei.

Dar hainele?

Din nou, trebuie analizată legătura cu activitatea.

Echipamentele de protecție, uniformele sau anumite articole necesare desfășurării activității sunt una.

Hainele obișnuite cumpărate pentru viața personală sunt altceva.

Testul de 30 de secunde

Înainte să folosești cardul firmei, întreabă-te: „Dacă peste doi ani ar trebui să explic această achiziție, aș putea demonstra de ce a fost necesară activității firmei?”

Dacă răspunsul este neclar, întreabă contabilul înainte.

Întrebări frecvente

Dacă am factură pe firmă, cheltuiala este automat deductibilă?

Nu.

Pot cumpăra un telefon scump pe firmă?

Valoarea mare nu înseamnă automat că achiziția este interzisă. Trebuie însă să existe justificarea economică și să fie aplicat tratamentul contabil și fiscal corect.

Pot cumpăra două mașini pe firmă?

Situația trebuie analizată punctual. Numărul autoturismelor, scopul utilizării, persoanele si calitatea persoanelor care le folosesc influențează tratamentul fiscal.

Pot folosi cardul firmei pentru cumpărături personale și apoi să dau banii înapoi?

Este mult mai sănătos să eviți amestecarea cheltuielilor personale cu cele ale societății.

Concluzia Arteco

Nu întreba doar:

„Pot să cer factura pe firmă?”

Întrebarea corectă este:

„Este această achiziție justificată de activitatea firmei ?”

Dacă ai dubii, întreabă-ne înainte de achiziție. De cele mai multe ori, o discuție de câteva minute este mai simplă decât corectarea ulterioară a unei operațiuni.