Control ANAF: ce ar trebui să ai în ordine

Pe scurt: Cea mai bună pregătire pentru un control fiscal nu începe când primești notificarea. Firma trebuie să poată explica permanent operațiunile importante și să dețină documentele care susțin realitatea și tratamentul acestora.

1. Facturile și documentele justificative

Documentele trebuie să existe, să fie organizate și să poată fi corelate cu operațiunile înregistrate.

Pentru tranzacțiile importante, factura poate să nu fie singurul document relevant.

Contractele, comenzile, situatiile de lucrari, procesele-verbale, documentele de transport sau alte dovezi pot explica realitatea economică a operațiunii.

2. Casa

Un sold contabil mare în casierie merită întotdeauna analizat.

Dacă evidența spune că există 150.000 lei numerar, întrebarea firească este:

Există în realitate acești bani?

3. Relația cu asociații

Sumele transferate între societate și asociați trebuie să aibă o natură clară și documentată.

Împrumut?

Restituire?

Dividend?

Decont?

Nu lăsa explicația pentru momentul controlului.

4. Stocurile

Dacă evidența contabilă arată marfă de 300.000 lei, situația trebuie să poată fi corelată cu realitatea. Inventarierea nu se rezumă la procesul verbal pe care îl semnăm o dată pe an.

5. Mașinile și combustibilul

Pentru autoturisme pot exista limitări fiscale și cerințe diferite în funcție de modul de utilizare. Pentru anumite vehicule cu utilizare mixtă, legislația fiscală prevede limitarea la 50% a unor cheltuieli și a dreptului de deducere a TVA.

Documentarea modului de utilizare, întocmirea foilor de parcurs, poate deveni importantă, mai ales în cazul deducerii integrale.

6. Cheltuielile care seamănă cu unele personale

Indicat este să existe referat de necesitate pentru cheltuieli de protocol, deplasare, achizitie de electronice,etc.

Nu înseamnă automat că sunt nelegale, dar trebuie să poți explica legătura cu activitatea economică.

7. Tranzacțiile neobișnuite

Cu cât o operațiune este mai mare sau mai neobișnuită pentru activitatea firmei, cu atât documentarea ei merită mai multă atenție.

Un mic „control” făcut de tine

O dată sau de două ori pe an, ia câteva poziții importante din balanță și întreabă:

Ce reprezintă această sumă?

Există în realitate?

Avem documentele?

Putem explica operațiunea peste trei ani?

Dacă răspunsul la una dintre întrebări este „nu știu”, merită remediată situația acum.

Întrebări frecvente

Factura este suficientă pentru orice cheltuială?

Nu neapărat. Sunt necesare documente suport pentru a justifica natura și realitatea operațiunii.

Trebuie să păstrez contractele?

Documentele care justifică operațiunile firmei trebuie păstrate potrivit obligațiilor legale aplicabile.

Ce fac dacă găsesc acum o problemă?

Discută cu contabilul înainte să încerci să o „repari” singur. Uneori soluția este simplă; alteori sunt necesare corecții contabile sau fiscale.

Concluzia Arteco

Nu te pregăti pentru control. Ține firma pregătită.